Bericht
Tschüss, Papier! Hallo E-Akte!
Nach drei lehrreichen Pilotumstellungen haben wir im Projekt Digitale Infrastruktur Anfang Juni mit der Umstellung der 19 Regionalverwaltungen (ERVs) in der Landeskirche begonnen.
Ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung wurde gemacht, als die Hälfte der Regionalverwaltungen von der „guten alten“ Papierakte zur digitalen Personalakte übergingen. In einigen Evangelischen Regionalverwaltungen (ERV) wurden sogar Arbeitsabläufe erfolgreich in die Software Doxis übertragen.
Bei allen ERVen sind wir auf große Bereitschaft gestoßen, die neue Software einzuführen - manchmal voller Vorfreunde, manchmal auch mit Zweifeln. Schlussendlich sind nach einer Einarbeitungszeit die Rückmeldungen größtenteils positiv – natürlich nicht, ohne die eine oder andere Ungereimtheit auf dem Weg dorthin. Die wichtigsten Erkenntnisse des Projektverlaufs möchten wir auf diesem Wege mit Ihnen teilen.
Vor jeder Umstellung liegt der Fokus auf einer ausreichenden Vorbereitungszeit, in welcher der Austausch mit den ERVen den wichtigsten Faktor bildet. Nicht die technische Umsetzung bereitet den Verantwortlichen die größten Bauchschmerzen, sondern Ungewissheiten in Bezug auf die künftige Arbeitsweise und Vorbereitung der Papierakten zur Retrodigitalisierung. Egal wie sorgfältig Informationen aufbereitet und geteilt werden, nichts ersetzt einen persönlichen Austausch.
Doch spätestens mit Beginn der Vor-Ort Schulung sind meist grundlegende Zweifel aus dem Weg geräumt, und ein erster Einblick in die Software zeigt den künftigen Nutzerinnen und Nutzern die Arbeitserleichterungen oder neuen Vorgehensweisen für ihre täglichen Arbeit.
In den darauffolgenden Tagen werden die Änderungen dann spürbar für jede und jeden Einzelnen: Dann erhalten alle am eigenen Arbeitsplatz den Zugang zu Doxis und der Prozess zur Digitalisierung der Eingangspost wird gemeinsam neu aufgesetzt.
Wie bei vielen Veränderungen bedeutet ein neues System auch einen Mehraufwand für die Beteiligten, da die bestehenden Abläufe schrittweise an die Möglichkeiten der Software angepasst werden müssen. Als Projektteam versuchen wir, diesen Mehraufwand durch Support und eine gewissenhafte Vorbereitung des Systems zu kompensieren. Diese Erkenntnis spiegeln uns auch die Rückmeldungen der User wieder:
„Gut strukturierte Umstellung, mit kompetenter Betreuung – auch Scan der Altakten ist übersichtlich und die Dokumente sind gut zu finden. In der Begleitwoche bei Einführung des Systems war ausreichend Raum für persönliche Betreuung und gemeinsames Testen des Programmes incklusive Tipps und Tricks. Rückfragen werden „pronto“ per Teams oder E-Mail bearbeitet, auch der Chat mit allen umgestellten Einheiten ist ein Gewinn, gute Zeitersparnis, problemlosere Vertretungsmöglichkeit, Zugriff auf bearbeitbare Dokumente im Urlaub oder bei Krankheit, im Homeoffice Komplettzugriff auf alle Informationen. Fazit: Megageiles Programm – läuft - durchweg positiv – nächstes Mal gerne früher.“👍
Sibylle Volk, ERV Balingen
„Die Unterstützung durch die Prozessbegleiter während der Umstellung war sehr gut, da auf Fragen schnell reagiert und die Schulung interessant gestaltet wurde. Trotz guter Begleitung kommen immer wieder Fragen und Herausforderungen auf, da für uns noch alles neu ist. Für die Zukunft erhoffen wir uns einen reibungslosen Ablauf und dass dadurch eine große Zeitersparnis entsteht.“
Lea-Marie Weigold, ERV Freudenstadt
Mit zunehmender Nutzungsdauer von Doxis und steigender Vertrautheit der Nutzerinnen und Nutzer mit der Software wird dieser Mehraufwand immer weniger gewichtet. Die Beschleunigung der Prozesse, die vollumfängliche Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice und eine einheitliche Aktenstruktur entfalten mehr und mehr ihren Nutzen.
Im Hinblick auf die Umstellung der ausstehenden ERVen und ihrer Abteilungen sind wir zuversichtlich, diesen Weg beizubehalten und noch schneller voranzukommen. Wir streben kontinuierliche Verbesserungen an und optimieren auch unsere eigenen Prozesse Schritt für Schritt. Parallel dazu leisten wir Unterstützung bei der Fehlerbehebung, fördern den Austausch zwischen den ERVen und bieten seit September auch eine offene Sprechstunde für alle Doxis-Nutzer an.
Wir möchten Ihnen herzlich für die bisherige Zusammenarbeit danken und freuen uns darauf, Ihren Arbeitsalltag ein Stück einfacher zu gestalten.
Thimo Richter
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