Willkommen zum vierten Newsletter des Projekts Wir für die Kirche - Verwaltung modernisieren!

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29.05.2024



Liebe Leserin, lieber Leser,

der Sommer 2023 war global gesehen der heißeste seit Beginn der Wetteraufzeichnungen. Hitze ist eine laut einer großen deutschen Krankenkasse nicht unerhebliche Belastung für Körper und Psyche. Während nach den für Sie hoffentlich trotzdem schönen und erholsamen Sommerferien in den kommenden Wochen die Thermometeranzeige wieder fallen wird, wird die Belastung an anderer Stelle zunehmen. Die Zeit zwischen den Sommer- und Weihnachtsferien gilt als eine der arbeitsintensivsten im Kalenderjahr. Auch im Projekt „Wir für die Kirche: Verwaltung modernisieren“ wird der Motor wieder heiß laufen.

In Deutschland sind Länder und Kommunen für die Erstellung von Hitzeaktionsplänen verantwortlich. Die Unterstützung des Bundes basiert dabei auf den drei Säulen Aufklären, Vernetzen, Unterstützen. Projektseitig versuchen wir in ähnlicher Weise Hilfestellung zu leisten: In verschiedenen Informationsveranstaltungen werden wir die aktuellen Entwicklungen und Hintergründe erläutern, das Format „ERV Vernetzt“ lädt zum Erfahrungsaustausch ein und eine intensive Betreuung der Umstellungseinheiten durch die Projektmitarbeitenden soll für Entlastung sorgen.  

Der Klimawandel wird auch in den kommenden Jahren für Rekordtemperaturen sorgen. Unser Ziel mit der Verwaltungsmodernisierung ist es, einem „Hitzschlag“ vorzubeugen und heute Strukturen zu schaffen, die morgen entgegen dem Trend für Entlastung sorgen. Der Weg dahin ist nicht einfach. Lassen Sie uns aufeinander Acht geben, sodass wir alle gemeinsam gut durch den „heißen“ Herbst kommen. 

Herzliche Grüße aus dem Multiprojektteam! 

Ihr Nico Friederich 

Verantwortlicher für den digitalen Wandel




Bericht

Tschüss, Papier! Hallo E-Akte!



Nach drei lehrreichen Pilotumstellungen haben wir im Projekt Digitale Infrastruktur Anfang Juni mit der Umstellung der 19 Regionalverwaltungen (ERVs) in der Landeskirche begonnen. 

Ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung wurde gemacht, als die Hälfte der Regionalverwaltungen von der „guten alten“ Papierakte zur digitalen Personalakte übergingen. In einigen Evangelischen Regionalverwaltungen (ERV) wurden sogar Arbeitsabläufe erfolgreich in die Software Doxis übertragen. 

Bei allen ERVen sind wir auf große Bereitschaft gestoßen, die neue Software einzuführen - manchmal voller Vorfreunde, manchmal auch mit Zweifeln. Schlussendlich sind nach einer Einarbeitungszeit die Rückmeldungen größtenteils positiv – natürlich nicht, ohne die eine oder andere Ungereimtheit auf dem Weg dorthin. Die wichtigsten Erkenntnisse des Projektverlaufs möchten wir auf diesem Wege mit Ihnen teilen. 

Vor jeder Umstellung liegt der Fokus auf einer ausreichenden Vorbereitungszeit, in welcher der Austausch mit den ERVen den wichtigsten Faktor bildet. Nicht die technische Umsetzung bereitet den Verantwortlichen die größten Bauchschmerzen, sondern Ungewissheiten in Bezug auf die künftige Arbeitsweise und Vorbereitung der Papierakten zur Retrodigitalisierung. Egal wie sorgfältig Informationen aufbereitet und geteilt werden, nichts ersetzt einen persönlichen Austausch. 

Doch spätestens mit Beginn der Vor-Ort Schulung sind meist grundlegende Zweifel aus dem Weg geräumt, und ein erster Einblick in die Software zeigt den künftigen Nutzerinnen und Nutzern die Arbeitserleichterungen oder neuen Vorgehensweisen für ihre täglichen Arbeit. 

In den darauffolgenden Tagen werden die Änderungen dann spürbar für jede und jeden Einzelnen: Dann erhalten alle am eigenen Arbeitsplatz den Zugang zu Doxis und der Prozess zur Digitalisierung der Eingangspost wird gemeinsam neu aufgesetzt. 

Wie bei vielen Veränderungen bedeutet ein neues System auch einen Mehraufwand für die Beteiligten, da die bestehenden Abläufe schrittweise an die Möglichkeiten der Software angepasst werden müssen. Als Projektteam versuchen wir, diesen Mehraufwand durch Support und eine gewissenhafte Vorbereitung des Systems zu kompensieren. Diese Erkenntnis spiegeln uns auch die Rückmeldungen der User wieder: 

„Gut strukturierte Umstellung, mit kompetenter Betreuung – auch Scan der Altakten ist übersichtlich und die Dokumente sind gut zu finden. In der Begleitwoche bei Einführung des Systems war ausreichend Raum für persönliche Betreuung und gemeinsames Testen des Programmes incklusive Tipps und Tricks. Rückfragen werden „pronto“ per Teams oder E-Mail bearbeitet, auch der Chat mit allen umgestellten Einheiten ist ein Gewinn, gute Zeitersparnis, problemlosere Vertretungsmöglichkeit, Zugriff auf bearbeitbare Dokumente im Urlaub oder bei Krankheit, im Homeoffice Komplettzugriff auf alle Informationen. Fazit: Megageiles Programm – läuft - durchweg positiv – nächstes Mal gerne früher.“👍

Sibylle Volk, ERV Balingen

„Die Unterstützung durch die Prozessbegleiter während der Umstellung war sehr gut, da auf Fragen schnell reagiert und die Schulung interessant gestaltet wurde. Trotz guter Begleitung kommen immer wieder Fragen und Herausforderungen auf, da für uns noch alles neu ist. Für die Zukunft erhoffen wir uns einen reibungslosen Ablauf und dass dadurch eine große Zeitersparnis entsteht.“  

Lea-Marie Weigold, ERV Freudenstadt 

Mit zunehmender Nutzungsdauer von Doxis und steigender Vertrautheit der Nutzerinnen und Nutzer mit der Software wird dieser Mehraufwand immer weniger gewichtet. Die Beschleunigung der Prozesse, die vollumfängliche Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice und eine einheitliche Aktenstruktur entfalten mehr und mehr ihren Nutzen. 

Im Hinblick auf die Umstellung der ausstehenden ERVen und ihrer Abteilungen sind wir zuversichtlich, diesen Weg beizubehalten und noch schneller voranzukommen. Wir streben kontinuierliche Verbesserungen an und optimieren auch unsere eigenen Prozesse Schritt für Schritt. Parallel dazu leisten wir Unterstützung bei der Fehlerbehebung, fördern den Austausch zwischen den ERVen und bieten seit September auch eine offene Sprechstunde für alle Doxis-Nutzer an. 

Wir möchten Ihnen herzlich für die bisherige Zusammenarbeit danken und freuen uns darauf, Ihren Arbeitsalltag ein Stück einfacher zu gestalten.

Thimo Richter


 
 

Aus den Teilprojekten

 
 


Projekt Digitale Infrastruktur 2030

Im vergangenen Newsletter haben wir berichtet, dass die künftige IT-Ausstattung der Evangelischen Regionalverwaltungen in enger Zusammenarbeit mit einem ausgewählten Dienstleister geplant wurde. Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass inzwischen ein Dienstleister ausgewählt und beauftragt wurde. 

Die spannende Phase der Pilotierung hat bereits begonnen. Die erste Evangelische Regionalverwaltung wird nach dem neuen Konzept ausgestattet. Dies ist für uns ein wichtiger Meilenstein im Gesamtprojekt aber auch auf dem Weg zur Modernisierung unserer landeskirchlichen IT-Infrastruktur.  

Die Ergebnisse der Pilotierung fließen wiederum in die weitere Konzeptionierung und Anbindung weiterer Evangelischer Regionalverwaltungen ein.  

Wir werden Sie weiterhin über die Fortschritte auf dem Laufenden halten. 





Projekt Vernetzte Beratung

Fortbildungen für Sekretärinnen und AGL: Gute Aussichten für 2024

Wer gut arbeiten soll und will, muss sich fortbilden, Neues dazulernen, vorhandenes Wissen aktualisieren. Für Sekretärinnen und Sekretäre und für Assistentinnen/Assistenten der Gemeindeleitung wird es 2024 wieder ein umfangreiches Programm mit Fortbildungen für Einsteigerinnen bzw. Einsteiger und erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben. 

Der Bedarf und die Vorkenntnisse sind unterschiedlich, deshalb bieten wir Grundschulungen für die beiden Arbeitsfelder Gemeindebüro und weitere Verwaltung separat an. 

Der Grundkurs Gemeindebüro für alle, die in diesem Arbeitsbereich neu beginnen, bleibt inhaltlich bestehen und deckt die grundlegenden Themen ab. Das Format verändert sich und kommt vielen entgegen, die sich mehr Flexibilität gewünscht haben. Statt einer ganzen Präsenz-Kurswoche (oder alternativ zwei Wochenenden) wird der Kurs zeitlich aufgeteilt in eine dreitägige Präsenz-Schulung zu Beginn und ergänzend zwei online-Tagesschulungen. Wie bisher finden Schulungen zu DaviP-online und AHAS-online digital in der Verantwortung des Evangelischen Oberkirchenrats statt.  

Wer als Assistenz der Gemeindeleitung neue Aufgaben übernommen hat, die bisher in der Kirchenpflege angesiedelt waren, bekommt mit dem „Begleitjahr AGL“ die Grundausrüstung für diesen neuen Arbeitsbereich. In mehreren Etappen, vor Ort im Tagungshaus und digital, vermitteln fachkundige Referentinnen und Referenten, was für gute Arbeit nötig ist. 

Bewährte Formate behalten wir bei: Das dreiteilige online-EDV-Seminar wird es im nächsten Jahr genauso wieder geben wie die berufsübergreifenden Fortbildungen für Pfarrpersonen zusammen mit ihren Sekretärinnen und Assistentinnen. Weitere Klassiker wie die Jahrestagung oder das Berufsseminar für Dekanatsmitarbeiterinnen bleiben ebenfalls im Programm. 

Weil die Welt sich immer weiterdreht, wir gern neue Entwicklungen und aktuellen Bedarf aufgreifen möchten, wird es Studientage geben, die mit kürzerem Vorlauf geplant und per Rundmail veröffentlicht werden.  

Ganz neu ist der Tag der Assistenz der Gemeindeleitung (vgl. Termine unten), ein großes Treffen für alle, die schon als AGL arbeiten oder das in Zukunft machen wollen, mit inhaltlichen Impulsen und Gelegenheit zu Reflexion und Austausch. 

In vielen Dekanaten organisieren die Dekanatsmitarbeiterinnen bezirksinterne Fortbildungen für Mitarbeitende in Gemeindebüros. Fragen Sie gerne dort nach! 

Die Übersicht samt Link zum Anmeldeformular bekommen alle Gemeindebüros im Herbst digital zugeschickt, außerdem im Dezember das vollständige Programm 2024 mit allen Angeboten der Vernetzten Beratung, des Evangelischen Oberkirchenrats, des Verbands der Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter sowie der Kirchenpflegervereinigung.


 
 

Termine und Hinweise

 
 



Termine: 
  • 18.10.2023 18:30 bis 20 Uhr: Online Werkstattabend für Kirchengemeinderats-Mitglieder: Schritte wagen im Vertrau'n auf einen guten Weg. Mitarbeitende der Vernetzten Beratung stellen bereits umgesetztes, erste Erfahrungen aus den Bereichen Assistenz der Gemeindeleitung und Evangelische Regionalverwaltungen vor und geben einen Ausblick auf die nächsten Schritte. Mehr Informationen und anmelden.
  • 27.11.2023, Forum Digitalisierung mit Infostand zum Projekt auf dem Markt der Möglichkeiten
  • 22.02.2024, 17:00 Uhr Offene Informations- und Austauschrunde zur Verwaltungsmodernisierung (digital via Teams)
  • 19.06.2024Initiativtag Assistenz der Gemeindeleitung (für AGL, Sekretärinnen/Sekretäre, Kirchenpflegerinnen und Kirchenpfleger)
  • 22.10.2024, 17:00 Uhr, Offene Informations- und Austauschrunde zur Verwaltungsmodernisierung (digital via Teams)

Wir hoffen, die Lektüre unseres Newsletters war gewinnbringend für Sie! Wenn Sie diesen Newletter noch nicht regelmäßig beziehen, können Sie sich gerne hier » dafür anmelden. Wir freuen uns auch, wenn Sie uns Hinweise darauf geben, was Sie darin noch gerne lesen möchten oder welche Themen wir aufgreifen sollen. Bitte nutzen Sie dafür das Kontaktformular.   

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website. Dort haben wir gerade die FAQ aktualisiert.

Ihr Team des Multiprojekts Wir für die Kirche – Verwaltung modernisieren

   
 


 
 

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70173 Stuttgart

Umsatzsteuer-ID-Nr.: DE 147802381
Handelsregister, Amtsgericht Stuttgart, HRB 3558

Verantwortlich i.S.d. § 55 RStV:
Dr. Nico Friederich, Verantwortlicher
für den digitalen Wandel und Leiter
Multiprojekt Wir für die Kirche - Verwaltung modernisieren

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