Willkommen zum vierten Newsletter des Projekts Wir für die Kirche - Verwaltung modernisieren!

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29.05.2024



Liebe Leserin, lieber Leser,

„Ja is‘ denn heut schon Weihnachten“, so grüßte vor nunmehr 25 Jahren Franz Beckenbauer die Fernsehzuschauer der Nation. Schaut man in die seit Monaten mit Lebkuchen gefüllten Regale der Supermärkte, ist man versucht, unweigerlich zuzustimmen. Und tatsächlich, wenige Tage bleiben, bis das Kirchenjahr zu Ende geht und mit der Adventszeit das Warten auf die Ankunft Jesu beginnt. Doch gibt es noch ein besinnliches Warten, oder macht uns die übervolle Liste der Aufgaben zwischen Black Friday und dem großen Fest einen Strich durch die Rechnung? 

Allzu häufig fühlt sich die „besinnliche Zeit“, beruflich wie privat, eher nach einem Jahresendspurt an. Wo zuhause Plätzchen gebacken und Weihnachtspakete gepackt werden wollen, warten bei der Arbeit der Jahresabschluss oder die noch einzureichende Budgetplanung. Nicht anders im Projekt „Wir für die Kirche – Verwaltung modernisieren“. Was im letzten Quartal dieses Jahres schon umgesetzt wurde und wo es noch anzupacken gilt, davon berichtet dieser Newsletter. Und natürlich geht der Blick bereits in Richtung 2024 mit der anstehenden zweiten Rolloutwelle im Projekt Zukunft Finanzwesen. 

Dem gegenüber steht das TROTZDEM der Geburt Jesu, der in unsere damals wie heute turbulente Welt gekommen IST und auf den sich unsere Hoffnung gründet. Wir wünschen Ihnen bei allem, was noch ansteht, diese Trotzdem-Vorfreude und bereits heute eine gesegnete Adventszeit. 

Herzliche Grüße aus dem Multiprojektteam! 

Ihr Nico Friederich 

Verantwortlicher für den digitalen Wandel




Bericht

Balingen: Entwicklung von Standortkonzept und Organisationsstrukur

Fünf große Kirchenpflegen, eine anstehende Kirchenbezirksfusion, eine große, weitläufige Region mit oft langen Wegen und herausfordernden topografischen Gegebenheiten. Nicht leicht, einen Überblick über die örtlichen Strukturen zu bekommen. Zudem wollen die vielen Anforderungen mitbedacht werden, die an die Regionalverwaltung gestellt werden.

In der Region Balingen hat eine Steuerungsgruppe im September am zukünftigen Standort-konzept und einer funktionierenden Organisationsstruktur gearbeitet - ein weiterer großer Schritt im Prozess zur Umsetzung der Verwaltungsmodernisierung.  

Die Situation ist wie vielerorts komplex und es laufen viele Prozesse parallel.


   
 
Intensiv und hoch motiviert bei der Arbeit: Die Steuerungsgruppe, zusammengesetzt aus Leitung und Abteilungsleitungen der Evangelischen Regionalverwaltung Balingen, Vertreter und Vertreterinnen aus großen Kirchenpflegen und den beteiligten Kirchenbezirken. Von links nach rechts: Katrin Hödl, Jürgen Herre, Michael Gruhler, Jens Melzer, Wolfgang Staiger, Sandra Tran. Foto: Helga Martin; nicht auf dem Foto: Martina Herzog


Wie können die fünf großen Kirchenpflegen mit der ERV zusammenfinden und in eine gemeinsame Organisationsstruktur eingebunden werden? 
Wie wird man dem Erfordernis einer guten Übersichtlichkeit mit möglichst wenigen Stand-orten gerecht, erreicht gleichzeitig aber in der großen Fläche auf der schwäbischen Alb die nötige Ortsnähe?
Welche Aufgaben werden zukünftig von der ERV erledigt?
Wo sollen Standorte sein?
Wie viele Stellenumfänge gibt es aktuell und werden in Zukunft in welchen Bereichen benö-tigt? Müssen alle Aufgaben jeweils an jedem der Standorte erledigt werden oder können manche Aufgaben zentral an einem Ort erledigt werden? Wo können Schwerpunkte gebildet wer-den? Wie entstehen attraktive Arbeitsplätze, sodass die Mitarbeitenden einen guten Platz finden und wie kann eine möglichst gute Betreuung der Kirchengemeinden gewähr-leistet werden?

Durch das gemeinsame Sortieren, Überlegen und Diskutieren nahm das Standortkonzept Form an und ist greifbar geworden. Dank der sehr guten Aufbereitung der benötigten Zahlen und Daten durch die Verantwortlichen vor Ort konnten Lösungen erarbeitet werden, die die Basis für das im Oktober beim Oberkirchenrat beantragte Standortkonzept bildeten. Eine Lösung, die durch die drei Kirchenbezirksausschüsse mitgetragen werden kann.  

Vielen Dank an alle Beteiligten für die konzentrierte konstruktive Zusammenarbeit und die gute Stimmung, bei der auch die Bearbeitung komplexer Herausforderungen Freude macht!

Sandra Tran


 
 

Aus den Teilprojekten

 
 


Projekt Digitale Infrastruktur 2030

Im Bereich „Digitale Entgeltkontrolle“ (DEKO) liegen wir gut im Zeitplan. Bis Ende des Jahres wird die Einführung abgeschlossen sein. Mittlerweile sind 15 Evangelische Regionalverwaltungen (ERV) umgestellt und damit im Produktivbetrieb. Die vier verbliebenen Regionalverwaltungen werden aktuell mit der letzten Welle umgestellt. 

Im Bereich der IT-Ausstattung der Evangelischen Regionalverwaltungen geht es ebenfalls voran. Wir freuen uns, dass die erste Ev. Regionalverwaltung inzwischen nach dem neuen Konzept ausgestattet wurde. Erkenntnisse aus dieser Umstellung fließen in die weitere Konzeptionierung und Anbindung weiterer Standorte mit ein. 

Die Ausstattung der Standorte der Regionalverwaltung ist dabei modular aufgebaut, richtet sich nach den örtlichen Gegebenheiten und gliedert sich in folgende Bausteine: 

  • Client-Hardware 
  • LAN/WLAN Infrastruktur 
  • Internet-Anschluss & Router 
  • Drucker/Multifunktionsgeräte 
  • Telefonie 
Es haben bereits mehrere Vor-Ort-Termine mit weiteren potentiellen Standorten der Regionalverwaltungen stattgefunden, um deren Umstellung zu besprechen.

Projekt Vernetzte Beratung

Die Umsetzung der Verwaltungsmodernisierung sollte in allen Kirchenbezirken spätestens Anfang 2024 starten.
In 26 Kirchenbezirken wird zeitgleich zum 01.01.2026 die Doppik eingeführt. Diesen Kirchenbezirken wird Unterstützung dabei angeboten, vor diesem Zeitpunkt in die neuen Verwaltungsstrukturen zu wechseln. Die dafür notwendigen Prozesse dauern in der Regel zwei Jahre.   



Basierend auf den umfangreichen Erfahrungen, die bereits gemacht wurden, wurde ein Muster-Umstellungsprozess entwickelt. Dieser kann an die örtlichen Gegebenheiten ange-passt werden. Hier geht es zum Download der Arbeitshilfe Musterprozesse


Das AGL-Fortbildungsprogramm ist da 
Das Fortbildungsprogramm 2024 (Download) ist an die neuen Strukturen angepasst. Es richtet sich an die Personen, die im Gemeindebüro arbeiten, als Assistenz der Gemeinde-leitung, als KirchenpflegerIn oder als Sekretärin. Das Fortbildungsprogramm wurde im Oktober an alle Kirchengemeinden versandt, einige Termine sind bereits fast ausgebucht. Schnelle Planung wird dringend empfohlen..
 
 

Termine und Hinweise

 
 
Termine:  
  • 27.11.2023, Forum Digitalisierung mit Infostand zum Projekt auf dem Markt der Möglichkeiten
  • 30.11.-2.12.2023 Tagung der Landessynode, im Livestream auf der landeskirchlichen Homepage zu verfolgen. Ein Zwischenbericht zur Verwaltungsreform steht für Freitag, 1.12. um 17:45 Uhr, auf der Tagesordnung.
  • 22.02.2024, 17:00 Uhr Offene Informations- und Austauschrunde zur Verwaltungsmodernisierung (digital via Teams)
  • 19.06.2024Initiativtag Assistenz der Gemeindeleitung (für AGL, Sekretärinnen/Sekretäre, Kirchenpflegerinnen und Kirchenpfleger)
  • 22.10.2024, 17:00 Uhr, Offene Informations- und Austauschrunde zur Verwaltungsmodernisierung (digital via Teams)

Wir hoffen, die Lektüre unseres Newsletters war gewinnbringend für Sie! Wenn Sie diesen Newletter noch nicht regelmäßig beziehen, können Sie sich gerne hier » dafür anmelden. Wir freuen uns auch, wenn Sie uns Hinweise darauf geben, was Sie darin noch gerne lesen möchten oder welche Themen wir aufgreifen sollen. Bitte nutzen Sie dafür das Kontaktformular.    Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website. Dort haben wir gerade die FAQ aktualisiert. Ihr Team des Multiprojekts Wir für die Kirche – Verwaltung modernisieren
 
 

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Handelsregister, Amtsgericht Stuttgart, HRB 3558

Verantwortlich i.S.d. § 55 RStV:
Dr. Nico Friederich, Verantwortlicher
für den digitalen Wandel und Leiter
Multiprojekt Wir für die Kirche - Verwaltung modernisieren

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