Bericht

Die Schuhkarton-Lösung oder: Wie ein Schuhkarton bei der Digitalisierung helfen kann

Das Projekt „Wir für die Kirche“ verändert die Arbeitswelt in unserer Landeskirche von Grund auf. So gilt es, neben der Bündelung des Verwaltungshandelns durch die Bildung der Regionalverwaltung und der Einführung des neuen Berufsbildes „Assistenz der Gemeindeleitung“ auch die Digitalisierung voranzubringen, Fachanwendungen auszurollen und vormals analoge Verwaltungsprozesse neu zu denken und digital abzubilden. Das alles kann nicht parallel passieren und erst recht nicht über Nacht - was uns bereits im letzten Jahr vor die folgende Herausforderung gestellt hat:

Zur Unterstützung der Kirchengemeinden hatten einige Evangelischen Regionalverwaltungen bereits begonnen, die Verbuchung von Belegen für ihre Kirchengemeinden zu übernehmen, bevor die Umstellung auf die neue Finanzsoftware begonnen hatte.

Das heißt konkret: Die Rechnungen wurden in Papier von der Kirchengemeinde zur Regionalverwaltung gesendet und nach der Verbuchung postalisch zurückgeschickt. Auch die Ablage der Belege nach Haushaltsjahr, Mandant und Haushaltsstelle musste aufwändig in Papier erfolgen - und es kam der Wunsch auf, dies zu vereinfachen.

Als Übergangslösung bis zur Einführung der neuen Finanzsoftware wurde daher Ende letzten Jahres die so genannte „Schuhkartonlösung“ geschaffen. Sie wird mittlerweile von insgesamt sieben ERVen und weiteren Standorten verwendet. Es handelt sich um ein optionales Angebot für die digitale Belegablage und soll dabei helfen, die Zeit bis zur Einführung der neuen Finanzbuchhaltung zu überbrücken.

Die Lösung ist denkbar einfach und gleichzeitig effizient: Die in der Kirchengemeinde freigegebenen Belege, Rechnungen etwa, werden in der Kirchengemeinde gescannt und per E-Mail an die Regionalverwaltung gesendet. Über eine einfache Ablageumgebung im Dokumentenmanagementsystem „Doxis“ kann der Beleg dort per „Drag and Drop“ abgelegt werden. Für die Ablage wird bereits auf die elektronische Finanzakte gesetzt, so dass auch nach der Einführung der neuen Finanzsoftware alle Belege in der gleichen Finanzakte liegen werden. Der Zugriff auf die abgelegten Dokumente erfolgt dann über eine einfache Suche, zum Beispiel nach den Kriterien Betreff, Haushaltsjahr, Mandant oder Kostenstelle.

Auf diese Weise können Belege in der ERV digital abgelegt und recherchiert werden und es entfällt die Notwendigkeit sie physisch zu versenden. Die Ablage des gescannten Originalbelegs und die Sicherstellung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in der Kirchengemeinde kann dabei unstrukturiert erfolgen, indem die Belege nach dem Scannen nicht mehr nach den Buchungsinformationen, sondern chronologisch abgelegt werden – zum Beispiel in einem Schuhkarton…




Ablageumgebung „Schuhkarton-Lösung" inklusive Verschlagwortungsmaske

Projekt Digitale Infrastruktur 2030

Rückblick Rollout Digitaler Arbeitsplatz 2023

In der ersten Rollout-Welle entwickelten ausgewählte Mitarbeitende aus sechs verschiedenen ERVen - sogenannte Umsetzungsbegleiter - in einer Reihe von Workshops eine digitale Arbeitsumgebung mit dazu passenden, neuen Arbeitsweisen. So wurde eine Grundstruktur nach den individuellen Anforderungen der entsprechende Arbeitsumgebung von Mitarbeitende aus diesem Arbeitsbereich umgesetzt. Von dieser erarbeiteten Grundstruktur profitieren auch die Umsetzungsbegleiter aus der zweiten Rollout-Welle. So kann ERV-übergreifend einheitlich gearbeitet werden. Die Umsetzungsbegleiter durchlaufen in den Workshops ein modulares, individuell gestaltbares Vorgehensmodell mit Pflicht- und Wahlmodulen. Es geht dabei um mehr als das Erlernen von Tools. Wir fördern den zielgerichteten Einsatz digitaler Technik, um Kommunikation und Zusammenarbeit zu stärken. Ziel ist es, neben einer einheitlichen Arbeitsweise auch die räumliche Distanz zu überbrücken und Informationen zentral, strukturiert und transparent zur Verfügung zu stellen, um so die Aufgabenerledigung zu vereinfachen. So soll zum Beispiel auch die Zusammenarbeit mit Kirchengemeinden und Kindertageseinrichtungen erleichtert werden.

Projekt Zukunft Finanzwesen

Aktuelles zum Rollout

Pünktlich zum Jahresanfang 2024 konnte die erste Rolloutwelle mit den drei Regionalverwaltungen Biberach, Heidenheim und Ulm sowie den ihnen zugeordneten vier Kirchenbezirken den laufenden Buchungsbetrieb in Infoma new-system unter der Kirchlichen Doppik und einer zentralen Verwaltungsstruktur aufnehmen. Die Anwendenden werden in der Startphase durch Mitarbeitende des Projekts Zukunft Finanzwesen eng begleitet.

Parallel dazu sind bereits seit dem vierten Quartal 2023 die ersten Tätigkeiten der Umstellungsvorbereitung für die zweite Rolloutwelle (Umstellung auf Infoma newsystem zum 1. Januar 2025) angelaufen. Die Rolloutwelle 2 umfasst fünf Regionalverwaltungen mit insgesamt zwölf Kirchenbezirken. Alle Mitarbeitenden des Finanzwesens wurden bereits in mehreren Kick-off-Veranstaltungen in das Vorgehen und die zu bearbeitenden Themen abgeholt, erste Schulungstermine erfolgen derzeit.

Lern- und Wissensportal im Projekt Zukunft Finanzwesen

Ab sofort steht hier ein Lern- und Wissensportal für Sie zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass sich das Lern- und Wissensportal derzeit noch im Aufbau befindet, sodass einige Inhalte von Seiten des Projekts Zukunft Finanzwesen derzeit noch sukzessive erarbeitet werden und das Portal damit regelmäßig weiter gefüllt und wachsen wird. Bereits zum jetzigen Zeitpunkt finden Sie jedoch zu einigen Prozessen (wie zum Beispiel Anlage von Stammdaten und erste Vorbereitungen zur Haushaltsplanung) übersichtliche Flussdiagramme, die bei der täglichen Arbeit helfen und Sie in den einzelnen Arbeitsschritten bestmöglich unterstützen sollen.

Darüber hinaus soll das Lern- und Wissensportal die erste Anlaufstelle für Sie werden, um themenspezifisch auf verschiedene weitere Informationsquellen wie Schulungsunterlagen, Erklärvideos oder Handreichungen weitergeleitet zu werden. Das Projekt Zukunft Finanzwesen arbeitet daran, möglichst zügig auch weitere für Sie wichtige Informationen und Flussdiagramme zur Verfügung zu stellen, um Ihnen die tägliche Arbeit zu erleichtern. Anregungen zur Optimierung nimmt das Projekt gerne entgegen.

eLearning-Angebote

Zum Jahresende 2023 wurden die eLearning-Module zum „Runden Gesamt-konzept“ für die Buchhaltung in den Evangelischen Regionalverwaltungen für die Assistenz der Gemeindeleitung und die Anordnenden auf der Lernplattform Moodle implementiert und freigegeben. Das „Runde Gesamtkonzept“ bildet die Arbeitsweise in der neuen Verwaltungsstruktur unter Anwendung der Kirchlichen Doppik ab. Rund 500 Anwenderinnen und Anwender sind diesen Modulen zugeordnet und erlernen seit Jahresbeginn 2024 die Inhalte selbstständig im eLearning-Format.

Für das eLearning-Format „Rundes Gesamtkonzept“ wurden darüber hinaus einige Softwareaufzeichnungen und Erklärvideos gedreht, die losgelöst vom eLearning auch auf der Homepage des Projekts Zukunft Finanzwesen im internen Bereich sowie im Lern- und Wissensportal zur Verfügung stehen. Diese können jederzeit abgerufen und angeschaut werden und sind vor allem bei der Bearbeitung eines konkreten Sachverhaltes hilfreich heranzuziehen.

Auf Grund der Vorteile des eLearnings, die sich vor allem in der Zeit- und Ortsunabhängigkeit widerspiegeln, wird das Angebot derzeit sukzessive weiter ausgebaut. Aktuell werden im Projekt Zukunft Finanzwesen die neuen Schulungsmodule zur „Adress-App“ und „Spendenlösung“ erstellt und zeitnah bereitgestellt.

Erklärvideos

Neben den eLearning-Angeboten für die derzeitigen Anwendenden der Kirchlichen Doppik finden Sie zahlreiche Erklärvideos auf der Homepage des Projekts Zukunft Finanzwesen, mit denen wir Ihnen die Themen der Kirchlichen Doppik gerne näher bringen möchten. Unter anderem stellen wir hier Videos zu den Prozessen der digitalen Belegbearbeitung bereit (Rechnungsworkflow und Finanzakte sowie Freigabeworkflow), mit denen wir Ihnen bereits heute einen Kurzeinblick in die neuen Verfahrensweisen geben möchten. Das Video befindet sich auf der Homepage des Projekts im Bereich „Service“ unter dem folgenden Link: Video aufrufen

Schulungsangebote

Die Schulungsangebote werden laufend über die Homepage des Projekts Zukunft Finanzwesen aktualisiert. Sie finden die Veröffentlichung der Schulungstermine und die Anmeldung hier.

Erfolgsmodell Jour Fixe im Rahmen der Rolloutvorbereitung

Ein Jour Fixe, also regelmäßige Treffen innerhalb einer Organisation, hat sich als effektives Instrument für die Bewältigung von Herausforderungen, den Austausch von Informationen, die Förderung der Zusammenarbeit und die Entwicklung von Strukturen bewährt.

Deshalb war diese Form auch die erste Wahl für das Multiprojekt „Wir für die Kirche“, um die verschiedenen Regionalverwaltungen und beteiligten Projekte in der Umstellungszeit zusammen zu bringen und unter anderem eine Plattform zu bieten, um aktuelle Herausforderungen anzusprechen und gemeinsam Lösungsansätze zu erarbeiten.

Einmal wöchentlich für maximal eine Stunde treffen sich Vertreter der Regionalverwaltungen der jeweiligen Rolloutwelle zum gemeinsamen Austausch mit den Projektbeteiligten des Multiprojekts. In einem strukturierten Rahmen teilen die Teammitglieder ihre Perspektiven, Herausforderungen und Herangehensweisen. Beauftragte aus den einzelnen Projekten des Multiprojekts begleiten diese Meetings und nehmen Anregungen und Fragen auf, um für Klärung zu sorgen. Dabei können die Mitarbeitenden des Multiprojekts für die Mitglieder des „JF Umsteller 2025“ (also die Bezirke, in denen die Doppik zum 1. Januar 2025 eingeführt wird) auf Erfahrungen aus der ersten Rolloutwelle (Echtstart zum 1. Januar 2024) und der Pilotierung zurückgreifen.

Projekt Vernetzte Beratung

Projektrückschau aus Sicht der Vernetzten Beratung: Entwicklungen im vergangenen Jahr 

2023 war für das Projekt „Vernetzte Beratung“ im Bereich der Umsetzung der Verwaltungsmodernisierung ein herausforderndes Jahr. Direkt nach dem Beschluss der Landessynode zur Verwaltungsmodernisierung Ende 2022 wurde die Umsetzung gestartet. Die notwendigen Konzepte wurden im Abstand von wenigen Wochen entwickelt, erprobt und verbessert.  

Maßgeblich für den Start und auch den Abschluss von Prozessen des Jahres 2023 war die gute Zusammenarbeit - mit den Mitarbeitenden vor Ort in den Kirchenbezirken und Kirchengemeinden, den Mitarbeitenden und Verantwortlichen in den Dekanaten und Regionalverwaltungen - und der wöchentliche Austausch mit den Mitarbeitenden der verschiedenen Projekte im Oberkirchenrat. Diese stabile und ergebnisorientierte Bereitschaft aller Beteiligten trug maßgeblich dazu bei, die Herausforderungen gemeinsam zu meistern und Fortschritte zu erzielen. Die kreativen und verlässlichen Impulse vor Ort ermöglichten lokale Perspektiven zu integrieren und die Veränderungen verträglich zu gestalten. 

Besonders erwähnenswert ist, dass die ersten Bezirke die Umstellung auf die neuen Verwaltungsstrukturen innerhalb von einem Jahr vollständig abgeschlossen haben. 

Hier das Jahr 2023 in wenigen Schlagworten:

- Das Anhörungsverfahren zu den Standorten der ERV wurde flächendeckend abgeschlossen. Damit ist flächendeckend geklärt, welche Verwaltungseinheiten zukünftig Teil einer ERV werden.

- 28 Bezirksveranstaltungen zur Information über das neue Berufsbild Assistenz der Gemeindeleitung wurden durchgeführt. Im Anschluss wurde den Mitarbeitenden 28 mal ein strukturierter Fragebogen zur Verfügung gestellt und ausgewertet.

- Darüber hinaus fanden über 20 weitere bezirksweite, regionale oder landeskirchenweite Veranstaltungen statt.  Außerdem  wurde die Verwaltungsmodernisierung in ungezählten regionalen Gremien-, Steuerungsgruppen- und Planungssitzungen vorgestellt.

- Bewährt haben sich neben den Präsenzveranstaltungen für manche Themen digitale Formate, an denen zum Teil mehr als 100 Personen teilgenommen haben.

- Im Rahmen der Sekretariatsausbildung wurde beständig über das neue Berufsbild informiert. 

Auch in 2024 werden sich weitere Herausforderungen und Problemstellungen ergeben. Wir wollen weiterhin im kooperativen Ansatz an diesen Dingen arbeiten - und sind dankbar für Ihre Rückmeldungen und Ideen. Wir sind zuversichtlich, dass diese Partnerschaften auch in Zukunft die Grundlage für weitere positive Entwicklungen bilden werden. 

Die neuen Mitarbeitenden aus dem Bereich „Assistenz der Gemeindeleitung“ können in einem Gottesdienst öffentlich in ihr Amt eingeführt werden. Hierzu gibt das „Kirchenbuch Einführungen“ die Agende vor. Alternativ kann, wenn der oder die Mitarbeitende keine öffentliche Einführung ins Amt wünscht, der Gemeinde im Gottesdienst mitgeteilt werden, wer als neuer Mitarbeitende oder Mitarbeitender in den Dienst tritt.



Nahtloser Übergang ins „System AGL“: Vorschläge zur erfolgreichen Umstellung

Bedeutende Veränderungen bei den Mitarbeitenden vor Ort, sei es durch den Eintritt in den Ruhestand, berufliche Wechsel oder die Aufstockung von Aufgaben können einen Wechsel bereits vor der jeweils bezirksweiten Umstellung auf die Doppik sinnvoll machen. Zudem steht die Einführung des neuen Finanzwesens an, wie im detaillierten Rollout-Plan ersichtlich ist. Bei der bezirksweiten Umstellung auf Doppik erfolgt die Umstellung auf das „System AGL“ in aller Regel in einem koordinierten Prozess auf Kirchenbezirksebene, zumeist mit Unterstützung der Vernetzten Beratung.

Wenn Ihre Umstellung aber zum Beispiel aus den oben genannten Gründen außerhalb dieses bezirksweiten Prozesses stattfinden muss, ist es entscheidend, die Evangelische Regionalverwaltung (ERV) frühzeitig und gezielt anzusprechen. Dies kann durch die Mitarbeitenden selbst oder die Dienstvorgesetzten erfolgen.

In einem ersten Schritt muss mit der Evangelischen Regionalverwaltung geklärt werden, wann und wie die gesetzlich benannten Verwaltungsaufgaben aus der Kirchengemeinde an die ERV übertragen werden können.

Und dann geht es um die Frage, wie die Verwaltungsaufgaben organisiert werden, die weiterhin in der Kirchengemeinde wahrgenommen werden. Hier gibt es mehrere Optionen:

• Diese Verwaltungsaufgaben können von einer Assistenz der Gemeindeleitung übernommen werden. In diesem Berufsbild werden sowohl Aufgaben aus dem Gemeindesekretariat als auch verbleibende Kirchenpflege-Aufgaben gebündelt.
  

• Das Gemeindesekretariat bleibt unverändert. Die verbleibende Aufgaben aus der Kirchenpflege werden an eine andere Person übertragen, deren Anstellungsumfang dann diesen Aufgaben entspricht.

• Gemeindesekretariats- und Kirchenpflege-Aufgaben werden in einem Team AGL zusammengeführt. Mehrere Mitarbeitende teilen diese Aufgaben untereinander in Inhalt und Umfang auf. Dies erfordert eine sorgfältige Planung, die Aufgabenverteilung und Vertretungsregelungen umfasst. Auch die Möglichkeit von Homeoffice sollte in Betracht gezogen werden, ebenso wie die Anpassung von Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitszeit und -ausstattung. Detaillierte Gespräche und klare Absprachen sind hier unerlässlich.

Die kontinuierliche Kommunikation mit Ihrer Evangelischen Regionalverwaltung ist von großer Bedeutung. Diese wird Sie bei Stellenbeschreibungen und allen Verwaltungsvorgängen im Zusammenhang mit Neueinstellungen und Aufgabenübertragungen unterstützen.

Vergessen Sie nicht die Beteiligung der Mitarbeitervertretung bei allen Vorgängen und weisen Sie Ihre Mitarbeitenden explizit auf diese Unterstützungsmöglichkeiten hin.

Die Zustimmung und Akzeptanz aller Beteiligten sind ausschlaggebend für den Erfolg dieser Umstellung.

Sobald Sie die beste Lösung für Ihre Gemeinde und für sich persönlich gefunden haben, können sowohl neue als auch bestehende Mitarbeitende von den umfangreichen Schulungsangeboten profitieren, die bereits im Herbst 2023 über die Dekanatämter verschickt wurden. Hier wurden bereits die neuen Anforderungen durch die Umstellung berücksichtig und es gibt passgenaue Fortbildungsangebote. Denken Sie auch rechtzeitig an die notwendige Ausstattung, wie Laptops und Lizenzen für MS 365, vorzugsweise über das System „PC im Pfarramt“ - sofern nicht schon vorhanden.

Regelmäßige Dienstbesprechungen mit allen Beteiligten sind von großem Nutzen, besonders in der Anfangszeit, um sich erfolgreich durch die anfänglichen Herausforderungen zu navigieren. Auch der regelmäßige Austausch mit anderen bietet stets wertvolle Einblicke und ermöglicht es, von den Erfahrungen anderer zu profitieren.

Informations- und Austauschmöglichkeit bei „ERV vernetzt“

Am 18.01.2024 fand ein weiterer Termin des einstündigen digitalen Formats „ERV vernetzt“ statt. Dieses Format wird themenspezifisch angeboten, steht grundsätzlich allen Interessierten offen und bietet viel Information sowie Austauschmöglichkeit zu verschiedenen Themen. Im Januar widmete sich ERF vernetzt dem Verwaltungsmodernisierungsgesetz, insbesondere dem Thema der Verteilung von Aufgaben aus dem Kita-Bereich. Der Evangelische Landesverband für Tageseinrichtungen für Kinder in Württemberg e. V. und der Oberkirchenrat (Ref. 8.1 und Vernetzte Beratung) haben eine Empfehlung für eine Aufgabenaufteilung zwischen Träger und ERV entwickelt. Sandra Tran von der Vernetzten Beratung und Manuela Schüle vom Evangelischen Landesverband erläuterten den Teilnehmenden von ERF vernetzt die Empfehlung, noch bevor sie über den Dienstweg bis Mitte März einer breiten Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt wird. Mehr als 125 Interessierte haben sich bei dem online-Termin informiert und konstruktiv über das Papier diskutiert.

In diesem Jahr sind weitere Veranstaltungen geplant, in der Regel monatlich. Die entsprechenden Personenkreise erhalten die Einladungen inklusive Anmeldemöglichkeit per E-Mail.

22.02., 15 - 16 Uhr: Zielgruppe ERV: Thema digitaler Arbeitsplatz

21.03., 15 - 16 Uhr: Zielgruppe ERV: Shortlist Kita-Software

25.04., 15 - 16 Uhr: Zielgruppe Roll-Out 2 & 3 Thema: Zentralisierung der Struktur

20.06., 15 - 16 Uhr: Zielgruppe Verwaltungsmitarbeitende: Veränderung gestalten

18.07., 15 - 16 Uhr: nnb

26.09., 15 - 16 Uhr: Zielgruppe Roll-Out Welle 3: Informationen für die keyuser Rolle im anstehenden Rollout

24.10., 15 - 16 Uhr: Zielgruppe Rolloutwelle 2: bekommt Erfahrungsbericht aus Rollout Welle 1 zum Echtstart

Schulungen zum Aktenplan 2024

Wenn Sie in Ihrer Kirchengemeinde bisher noch nicht mit dem digitalen Aktenplan arbeiten, ist der Jahreswechsel ein praktisches Datum zur Umstellung. Damit Sie sich gut zurechtfinden, gibt es dafür Schulungen (und während des Jahres immer wieder offene Sprechstunden).

An folgenden Terminen findet in 2024 Schulungen statt:

Di, 6.2., 9:00 Uhr

Do, 18.4., 10:00 Uhr

Mi, 19.6., 14:00 Uhr

Di, 8.10., 9.00 Uhr

Do, 14.11., 14:00 Uhr

Hier können Sie sich anmelden: Anmeldung

Und hier finden die Aktenplan-Seite im DLP: Aktenplanseite