Projekt Zukunft Finanzwesen
Schnittstellenanbindung Kita-Software
Nach Auswertung der über die ERVen angestoßenen Abfrage der derzeit im Einsatz befindlichen Kita-Software-Produkte steht nun fest, welche Produkte an Infoma newsystem angebunden werden. Die am häufigsten mit Bezug zum Finanzwesen verwendeten Software-Produkte sind:
- KitaPlus
- KRZ.Kita
- NH-Kita (Nordholz)
Wir nehmen aktuell Kontakt mit den Anbietern auf, um eine zügige Schnittstellenanbindung umzusetzen.
Schnittstellenanbindung Amos-Web
Für die überwiegend in den Bezirksjugendwerken im Bereich zur Abwicklung der Freizeitangebote eingesetzte Software Amos-Web konnte zwischenzeitlich eine erfolgreiche Schnittstellenanbindung realisiert werden. Damit werden Rechnungsdaten aus dem Vorsystem direkt in das Hauptsystem Infoma newsystem übertragen, sodass von dort eine einheitliche offene Postenverwaltung zentral erfolgen kann.
Anwendung des AppSpace für die AdressApp ist aktiv
Seit Mitte September konnte das Projekt Zukunft Finanzwesen die AdressApp bei den Anwendenden der ersten Rolloutwelle (Echtstart zum 01.01.2024) in die Nutzung bringen. In sechs Schulungsterminen wurden jeweils die Mitarbeitenden der ERV und die Assistenz der Gemeindeleitung (AGL) geschult. Die AdressApp schafft die Möglichkeit, dass Adressen direkt in der Kirchengemeinde angelegt werden können und sodann in der ERV im Hauptsystem Infoma newsystem sichtbar werden. Die ERV wird dort aktiv und gibt die Adressen zur Verwendung frei. Automatisch werden die Adressen in Infoma newsystem synchronisiert und stehen der ERV zur Verfügung. Dabei unterstützt die AdressApp dabei, Dubletten zu vermeiden und eine Nebenkommunikation zu mindern, indem bei Neuanlage von Adressdaten auf Dubletten hingewiesen wird. Sofern die neu angelegte Adresse bereits im System vorhanden ist, kann dieser Datensatz der Kirchengemeinde zur Verwendung freigeschaltet werden. Das Interesse in den Schulungen ist groß, weshalb wir den ersten Erfahrungswerten der Anwendenden nun positiv entgegensehen.
Pilotierung der Webkasse startet Ende Oktober
Die Webkasse kann in zwei unterschiedlichen Bereichen eingesetzt werden, jeweils mit dem Ziel, die Ergebnisse der jeweiligen Ladenkassen ohne Bruch in das Hauptsystem Infoma newsystem zu bekommen.
Das kann insbesondere für Ladenkassen ein Mittel zur Verfügung stellen, eine Registrierkasse zu nutzen, falls keine TSE-fähige Registrierkasse vor Ort zur Verfügung steht, oder bei vorhandenen TSE-fähigen Registrierkassen, die Übertragung der Buchungen für die Tagesabschlüsse vereinfacht und standardisiert vorzunehmen.
Dazu starten wir nun in die erste produktive Nutzung in Zusammenarbeit mit der ERV Ludwigsburg und der Kirchengemeinde Schwieberdingen. Dort führen wir die Webkasse ein, um die Zusammenarbeit digital zu vereinfachen und zu standardisieren. Dazu werden die jeweiligen Abschlüsse der Ladenkasse (TSE fähige Registrierkasse) in regemäßigen Abständen zusammengefasst nach Warengruppen in der Webkasse eingetragen. Hier sind die notwendigen Kontierungselemente inclusive Steuermerkmalen bereits hinterlegt. Mit der digitalen Übermittelung sind diese automatisiert in newsystem vorhanden und können anschließend durch die ERV geprüft und freigegeben werden. Dabei ist der Freigabeworkflow mit integriert.
Insbesondere die Abbildung zur Verbuchung von Gutscheinen wird mithilfe der Webkasse komfortabler und einfacher, was eine Entlastung insbesondere der ERV-Mitarbeitenden bedeutet.
Haben Sie auch Interesse an dem Einsatz der Webkasse? Dann melden Sie sich gerne bei uns unter: zukunft-finanzwesen@elk-wue.de.
Ausblick zur Vorbereitung des Echtstarts der Rolloutwelle 2 (Echtstart zum 01.01.2025)
Aktuell laufen im Projekt Zukunft Finanzwesen die vorbereitenden Arbeiten zum Echtstart der Umsteller 2025 auf Hochtouren. Damit verbunden sind vor allem die Einrichtungsarbeiten des neuen Hauptsystems Infoma newsystem für die Anwendenden, die Organisation diverser Informationsveranstaltungen für die an der Umstellung Beteiligten, die Umsetzung der geplanten Schulungstermine für die Anwendenden sowie die Umsetzung von Gremienschulungen. Daneben wird aktuell vorgesehen, dass die Umstellungsweiterbegleiter, die ab dem 01.01.2025 die Echtstartbegleitung und damit die ersten Tätigkeiten in der Kirchlichen Doppik im neuen Hauptsystem Infoma newsystem gemeinsam mit den Anwendenden bewältigen, bereits ab November 2024 ihre Tätigkeit mit den Anwendenden aufnehmen, um die Echtstartphase zu entlasten. Dieser frühzeitig geplante Einsatz resultiert aus Erfahrungswerten der bisher umgestellten Einheiten. Um den Anwendenden bereits einen besseren Einblick in die Echtstartphase zu geben, wird am 24.10.2024 ein ERV-Vernetzt-Termin für die Zielgruppe ERV-Leitende und je ein ausgewählter Key-User der Umsteller 2025 stattfinden, in welchem ein Erfahrungsbericht der Rolloutwelle 1 (Echtstart zum 01.01.2024) sowie ein offener Austausch mit der Rollloutwelle 2 vorgesehen ist.
Einführungsveranstaltung für AGL´s und Anordnende für die Rolloutwelle 2 (Echtstart zum 01.01.2025)
Aktuell planen wir die Einführungsveranstaltung für AGL´s und Anordnende. Diese werden voraussichtlich im November stattfinden. Dabei werden wir eine grundsätzliche Einführung und Vorstellung der neuen Systeme und die damit verbundenen Prozesse vornehmen. Inhalte der Einführungsveranstaltung werden unter anderem sein: Zugang zur Citrix-Umgebung, Prozesse und Funktionsweise des Rechnungsworkflow (RWF), das neue Spendenmodul, Einführung in den neuen AppSpace, der unter anderem die Webkasse beinhaltet und über den die Beantragung von Adressdaten vorgenommen werden kann. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen und Sie mit den neuen Funktionsweisen betraut zu machen. Die Termine werden in Kürze über die zuständigen ERVen bekannt gegeben.
Überarbeitete Checkliste „Umstellung auf die kirchliche Doppik“ veröffentlicht
Im Rahmen der Umstellung des Finanzwesens einschließlich der Einführung von Infoma newsystem ist eine Vielzahl von Themen zu beachten. Die Checkliste „Umstellung auf die kirchliche Doppik“ bietet eine Auflistung aller für die Umstellung relevanten Aufgaben. Zur Orientierung stehen sowohl eine thematische als auch eine chronologische Übersicht zur Verfügung. Zudem enthält die Checkliste ausführliche Beschreibungen der jeweils anstehenden Tätigkeiten einschließlich Verweis auf Hilfsmittel und Zuständigkeiten.
Auf Basis der Erfahrungen aus den bisherigen Rolloutwellen wurde die Checkliste „Umstellung auf die kirchliche Doppik“ für die Rolloutwelle 3 (Echtstart 01.01.2026) weiter optimiert. Diese Checkliste steht ab sofort auf unserer Homepage Projekt Zukunft Finanzwesen (elk-wue.de) im Bereich „Projekt“ als Anlage 7.1 zum Handbuch Doppik zur Verfügung: Checkliste_Rollout2026_V20241008.xlsx (live.com). Die Mitarbeitenden im Finanzwesen der Rolloutwelle 3 werden im Rahmen der in Kürze beginnenden Auftakt-Veranstaltungen über die Verwendung der Checkliste informiert.
Auch für die Rolloutwelle 2 (Echtstart 01.01.2025) konnten in der diesbezüglichen Checkliste noch einzelne Aufgaben für einen gelingenden Rollout angepasst werden. Die Checkliste für die Rolloutwelle 2 wurde den betroffenen Anwendern bereits direkt zur Verfügung gestellt. |
